TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Wadōkai Finlandin dan-rekisteriä koskeva tietosuojaseloste (henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §).
Laadittu 18.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Wadōkai Finland
info@wadokai.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Niko Utriainen
etunimi.sukunimi@wadokai.fi
3. Rekisterin nimi
Dan-rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Dan-rekisteriin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Wadōkai Finlandin dan-vyökokeiden järjestäminen. Tiedoista voidaan koostaa kotisivuilla ja Wadōkai Finlandin lehdessä julkaistava dan-arvolistaus, joka sisältää henkilön nimen ja dan-arvon.
5. Rekisterin tietosisältö
Dan-rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymäaika ja ikä
- Kotiosoite
- Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Seuran ja valmentajan nimi
- Karaten harjoittelun aloitusvuosi
- Nykyinen vyöarvo, myöntämispäivämäärä ja paikkakunta
- Muut mahdolliset henkilön antamat tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Dan-rekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Wadōkai Finland voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa. Rekisterissä oleva henkilö voi päivittää suostumustietonsa Wadōkai Finlandille annettavalla ilmoituksella.
Dan-rekisterin tietoja luovutetaan Japanin Karateliiton Wadōkai-organisaatiolle (JKF Wadōkai) aina hyväksytyn dan-kokeen suorittamisen jälkeen. JKF Wadōkai ylläpitää omaa jäsen- ja dan-arvorekisteriä.
Luovutettavia tietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymäaika ja ikä
- Sukupuoli
- Kotiosoite
- Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Kansallisuus
- Nykyinen vyöarvo, myöntämispäivämäärä ja paikkakunta
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A) Sähköisesti tallennetut tiedot
Rekisteriä ylläpidetään sähköisesti tietokoneella, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville Wadōkai Finlandin dan-kollegion jäsenille.
B) Manuaaliset listaukset
Kaikki henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.
9. Tarkastusoikeus
Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti jokaisella on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisterissä on. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti sähköpostitse kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Henkilötietolain 29 §:n mukaisesti jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti sähköpostitse kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain 30 §:n nojalla rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Wadōkai Finlandin dan-rekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.